¿Cómo crear y editar una ficha de personal?

Ruta:  NÓMINA > PERSONAL > Lista
Visión general: UWIGO permite al usuario crear la Ficha del Trabajador.

• Dentro de la información que Uwigo solicita para ingresar los datos  personales del trabajador, se encuentran los siguientes campos:Lugar de Trabajo, Tipo de Contrato, Fecha inicio de Contrato, Moneda, Periodicidad,  Renta Base, Gratificación, Cargo, AFP, Isapre o Fonasa, Seguro de Cesantía,  APV, Asignaciones Familiares y la forma de pago de la remuneración, todo lo anterior para el pago de las remuneraciones.

• Antes de ingresar una Ficha de Personal, no olvide previamente crear los Cargos de los trabajadores (Contador, Analista, etc.) o si desea también asignarle un Centro de Costo debe crearlos previamente para visualizarlo en la creación de la ficha de personal. 

• Al tener una ficha de personal ya generada anteriormente y centralizada, si desea editar la ficha para modificar cualquier campo, debe considerar que debe volver a realizar la generación de nómina para que los cambios se vean reflejados en los distintos reportes a ejecutar.

• Si tiene alguna ficha que quiere editar y ya cerró el mes en nómina, debe realizar el reproceso de esa ficha para ejecutar el cambio requerido, siempre y cuando el mes a reprocesar este abierto en el módulo de contabilidad.

• Ahora al momento de crear una ficha, ya sea a plazo fijo o indefinido, se crea automáticamente el movimiento personal Contratación con la fecha de inicio indicada en la ficha del trabajador.

• Ahora al momento de generar nómina (Cálculo) este bloqueará el campo ficha para que no sea modificado y no afecte a futuros reportes.

Tipo de Trabajador: Activo

1. Una vez seleccionada la empresa presione el modulo de Nómina, del menú principal, luego haga clic en el botón Nómina y para finalizar presione Personal.

2.Haga clic en el botón “Personal”, luego seleccionar "Nuevo Personal" el sistema desplegará un formulario para que ingrese la "Información General" del Trabajador, tales como el RUT, Nombres y Apellidos, Nacionalidad, Estado Civil, Sexo, Fecha de Nacimiento, Email, Dirección, Contacto de Emergencia, etc.

En caso de haber parametrizado la Empresa con el uso de Sucursales, entonces deberá indicar esta información al crear la Ficha del personal. 

3. Ingrese la información de la “Situación Contractual” como el Tipo de contrato, Fecha inicio contrato, Fecha de término, Renta base, Tipo de Trabajador, Gratificación, Cargo, etc,

Nota Importante: Se agregó el check "Jornada Excepcional". El cual solo se activará si es jornada parcial. Adicionalmente se agregó el check "Se exime de informar horas semanales Dj 1887", que como su nombre indica, se utiliza para indicar si se exime o no de informar las horas semanales en la dj.

4. En la pestaña “Previsión y Salud” deberá indicar información sobre la AFP, Ahorro Cuenta 2, Fonasa o Isapre, Seguro de Cesantía, APV, etc.

Campo Último Imponible: solo se utiliza en caso que no exista un histórico de 30 días en nuestro sistema, ejemplo si agrega un trabajar por primera vez a nuestro sistema y tiene licencia debe ingresar el monto de su último imponible, pero si ya cuenta con algún periodo anterior ya calculado de 30 días en nuestro sistema, ese campo debe dejarlo en 0.

5. En la pestaña “Otros Antecedentes” deberá indicar información sobre las Cargas Familiares, Tramo de asignación Familiar, Sindicatos y la forma de pago de las remuneraciones del trabajador (Efectivo, Transferencia Bancaria, Cheque, etc.).

En esta misma sección, deberá indicar las "Vacaciones Iniciales" que tiene pendiente el trabajador al momento de ingresar a la Empresa, esta información servirá de base para hacer los cálculos de las vacaciones que le corresponden al trabajador y la Cartola de Vacaciones, para realizar esta acción primero debe habilitar el sub-módulo de Vacaciones haciendo clic en el botón de Vacaciones e indicar el mes de comienzo de control de vacaciones, una vez realizada esta acción deberá ir a editar la ficha del trabajador y en la pestaña otros antecedente podrá ver habilitados los campos de vacaciones iniciales para ingresar lo datos correspondientes.

Si el trabajador ya le entregó el Certificado de Antigüedad laboral que emiten las AFP,  lo puede agregar a la ficha haciendo clic en la sección "Certificado" luego haciendo clic en el botón "Buscar".

Si al momento de crear al Trabajador no dispone de la información de Vacaciones, la podrá ingresar en forma posterior.

En Situación de Pago se incorporo un listado de bancos predeterminados para que pueda seleccionarlos sin tener que estar creándolo en el modulo de Bancos.

Se agrega check de Retención Pensión de Alimentos, el cual al activarlo podrá seleccionar la moneda ya sea CLP, UF o UTM e indicar el monto correspondiente. Una vez calculada la nomina se reflejara automáticamente el monto en la liquidación en los descuentos y además se vera reflejado ese monto en el LRE en el campo 3186.

6. Para terminar, haga clic en el botón “CREAR”.

Tipo de Trabajador: Pensionado y Cotiza

Para la creación de una ficha de tipo trabajador Pensionado y Cotiza lo único diferente que debe realizar es que en el punto 4 indicado mas arriba, en Previsión y Salud, no debe aplicar el check de seguro de cesantía, ya que no aplica para pensionados.

Tipo de Trabajador: Pensionado y no Cotiza

Para la creación de una ficha de tipo trabajador Pensionado y no Cotiza lo único diferente que debe realizar es que en el punto 4 indicado mas arriba, en Previsión y Salud, debe aplicar el check de previsión especial y completar los campos %AFP y %Seguro con monto cero, también no debe aplicar el check de seguro de cesantía, ya que no aplica para pensionados.

Editar / Visualizar la Ficha de un Trabajador

1. Diríjase a la página del Personal y en el botón de "Opciones" indique que desea Editar o Visualizar al empleado.

2. Al Editar la ficha del trabajador se levantará una ventana donde debe seleccionar el periodo que desea editar.

Luego podrá cambiar toda la información del trabajador para ese mes, por ejemplo,  cambiar el valor del Plan de Salud, agregar una Carga Familiar, cambiar el valor del Sueldo Base, etc., también podrá adjuntar una foto del trabajador en su ficha.

Nota Importante: Se agrega el check de activo sólo al editar las fichas históricas, en la pestaña de Información General. Este check si se encuentra activo permitirá que la ficha se considere en el reproceso, pero si se este check se encuentra desactivado, la ficha estará bloqueada para el periodo eleccionado y no se considerará en el reproceso.

Otras acciones: Bloquear

Esta acción cambia el estado de la Ficha actual del Trabajador, impidiendo que participe en el proceso de liquidación de remuneraciones del mes de proceso.  

Para "Desbloquear" la Ficha del trabajador, debe utilizar la misma opción: