La funcionalidad de generación masiva de documentos permite crear múltiples documentos a partir de una plantilla, asignarlos a colaboradores, configurar firmas y validar el resultado antes de su emisión.
Para crear una plantilla, el administrador del portal debe acceder a la ruta Gestor documental -> Plantillas.
En esta página aparecerá el botón Generar documentos.
El proceso consta de las siguientes etapas:
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Seleccionar
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Asignación
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Firmas
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Vista Previa
Cada paso es obligatorio y secuencial.
Paso 1: Seleccionar
Objetivo
Definir la plantilla base y los colaboradores a los que se generará el documento.
Campos
Plantilla
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Selector de plantillas disponibles
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Solo se muestran plantillas activas
Colaboradores
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Selector múltiple de colaboradores
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Opción de “Marcar todos” para selección masiva
Consideraciones
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Se generará un documento por cada colaborador seleccionado
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La calidad del resultado depende de que los datos del colaborador estén completos
Paso 2: Asignación
Objetivo
Configurar metadatos y visibilidad de cada documento.
Estructura
Tabla con las siguientes columnas:
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Plantilla: nombre de la plantilla utilizada
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Colaborador: destinatario del documento
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Etiqueta: clasificación del documento (ej: Contratos, Anexos)
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Visible: define si el documento será visible para el colaborador
Configuraciones
Etiqueta
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Permite organizar documentos dentro del gestor documental
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Puede ser obligatoria dependiendo del diseño del sistema
Visible
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Activado → el colaborador puede ver el documento en su portal
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Desactivado → documento interno (solo administración)
Consideraciones
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Este paso permite personalizar configuraciones por colaborador
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Es clave para la organización posterior de documentos
Paso 3: Firmas
Objetivo
Definir la configuración de firmas electrónicas para cada documento.
Estructura
Tabla con las siguientes columnas:
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Plantilla
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Colaborador
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Firma colaborador (checkbox)
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1° Firmante
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2° Firmante
Configuraciones
Firma colaborador
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Determina si el colaborador debe firmar el documento
Firmantes adicionales
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Generalmente:
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Representante legal
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Jefatura u otro responsable
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Se puede definir:
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Uno o más firmantes
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Orden de firma
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Consideraciones
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Si no se configuran firmantes correctamente, el flujo de firma puede quedar incompleto
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Este paso es crítico en documentos legales (ej: contratos)
Paso 4: Vista Previa
Objetivo
Validar los documentos antes de su generación final.
Contenido
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Vista del documento generado con datos reales
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Visualización por colaborador
Validaciones recomendadas
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Reemplazo correcto de variables
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Formato del documento
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Datos personales correctos
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Estructura legal adecuada
Acción final
Botón: “Generar documento(s)”
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Ejecuta la generación masiva
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Crea los documentos en el sistema
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Dispara flujos asociados (ej: firma electrónica)
Resultado del Proceso
Al finalizar:
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Se genera un documento por cada colaborador
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Los documentos quedan almacenados en el gestor documental
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Se activan flujos de firma (si aplica)
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Se respeta la configuración de visibilidad